Jahresinventur Gastronomie: So zählst du deine Bar richtig

Silvester, kurz nach vier. Die letzten Gäste sind weg, der Tresen klebt, und jetzt soll noch jemand die Backbar zählen. Einer schätzt den Gin auf „gut halb voll“, der andere hätte „ein Drittel“ gesagt. Genau so entsteht eine Jahresinventur in der Gastronomie, auf die sich im Januar niemand verlassen kann - und das lässt sich noch vor dem Jahresende ändern.

Was das Gesetz bei der Jahresinventur verlangt

Wer als Kaufmann Bücher führt, muss nach § 240 Abs. 2 HGB für den Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen, also seine Vermögensgegenstände erfassen und bewerten. Ist dein Geschäftsjahr das Kalenderjahr, ist das der 31.12. Das Inventar muss nicht in derselben Nacht fertig sein, sondern „innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit“ (ebenfalls § 240 Abs. 2 HGB).

Du musst auch nicht zwingend am Stichtag selbst zählen. § 241 Abs. 3 HGB erlaubt eine Zählung auf einen Tag in den letzten drei Monaten vor oder den ersten zwei Monaten nach dem Ende des Geschäftsjahres. Bedingung: Du kannst den Bestand bis zum Stichtag ordnungsgemäß fortschreiben oder zurückrechnen. Bei Stichtag 31.12. liegt dieses Fenster also zwischen Anfang Oktober und Ende Februar.

Ob und in welcher Form diese Pflichten für deinen Betrieb gelten, hängt von Rechtsform und Größe ab. Für kleine Einzelunternehmen gibt es Erleichterungen, die genauen Grenzen klärst du mit deinem Steuerberater, bevor du den Zähltermin festlegst.

Stand der Gesetzestexte in diesem Artikel: 19.10.2026.

Vorbereitung: Wer zählt was, in welcher Reihenfolge

Die meisten Fehler entstehen nicht beim Zählen, sondern davor. Plane die Zählnacht wie eine Schicht.

• Zählbereiche festlegen: Keller, Kühlhaus, Backbar, Kühlschubladen unter dem Tresen, Speedrail. Jeder Bereich bekommt eine eigene Liste.
• Feste Reihenfolge: Im Lager von links nach rechts, Regal für Regal, in der Backbar von oben nach unten. Die Liste folgt dieser Reihenfolge, nicht dem Alphabet.
• Zwei Personen pro Bereich: Einer zählt und sagt an, der andere schreibt. So fällt ein Zahlendreher sofort auf.
• Vorher aufräumen: Gleiche Artikel an einen Platz, angebrochene Kisten zusammenlegen, Leergut raus. Was nicht zum Bestand gehört (Kommissionsware, private Flaschen), wird markiert oder ausgeräumt.
• Keine Bewegung während der Zählung: Keine Lieferung annehmen, nichts von Lager in die Bar umräumen, solange gezählt wird.

Angebrochene Flaschen: schätzen oder wiegen

In einer Bar sind volle Kisten selten das Problem. Schwierig sind die angebrochenen Flaschen in der Backbar. Du hast zwei Möglichkeiten.

Schätzen in Zehnteln

Jede angebrochene Flasche wird in Zehnteln erfasst: 0,3 heißt drei Zehntel voll. Das geht schnell und reicht für eine Jahresinventur oft aus. Damit es vergleichbar bleibt: Flasche auf Augenhöhe, auf eine ebene Fläche stellen, immer dieselbe Person oder dieselben zwei Personen.

Wiegen

Genauer ist eine Küchenwaage. Für jedes Produkt notierst du einmal das Gewicht der leeren und der vollen Flasche. Der Füllstand ergibt sich dann so:

Füllstand = (Gewicht jetzt − Leergewicht) ÷ (Vollgewicht − Leergewicht)

Ein Beispiel mit angenommenen Werten: Leergewicht 480 g, Vollgewicht 1.140 g, auf der Waage 810 g. Das ergibt 330 ÷ 660 = 0,5, die Flasche ist halb voll. Wiege leere und volle Flasche je Produkt selbst, statt Gramm einfach in Milliliter umzurechnen. Glasflaschen und Spirituosen unterscheiden sich im Gewicht.

Was der Unterschied kostet

Ein Rechenbeispiel: In deiner Backbar stehen 120 angebrochene 0,7-l-Flaschen, im Schnitt zu 22,00 € netto im Einkauf. Ein Milliliter kostet dich also rund 3,1 Cent. Schätzt das Team im Dezember jede Flasche im Schnitt ein halbes Zehntel (35 ml) zu großzügig, sind das rund 1,10 € je Flasche und rund 132 € über die ganze Backbar.

Für die Bilanz klingt das nach wenig. Das eigentliche Problem kommt im Januar: Wird dann strenger geschätzt oder gewogen, tauchen diese 132 € als Fehlbestand auf, obwohl keine einzige Flasche fehlt. Deshalb gilt die wichtigste Regel: Wähle eine Methode und bleib dabei.

Bewerten: Einkaufspreis, nicht Verkaufspreis

Der Bestand wird höchstens mit den Anschaffungskosten angesetzt (§ 253 Abs. 1 HGB), also mit dem, was du bezahlt hast, nicht mit dem Preis auf der Karte. Zu den Anschaffungskosten gehören auch Nebenkosten. Anschaffungspreisminderungen, die der Ware einzeln zugeordnet werden können, sind abzusetzen (§ 255 Abs. 1 HGB). Praktisch heißt das: Rabatte oder Skonti auf eine Lieferung ziehst du ab, soweit du sie der Ware zuordnen kannst. Ist der Wert am Stichtag gesunken, musst du nach § 253 Abs. 4 HGB auf den niedrigeren Wert abschreiben.

Schwierig wird es, wenn derselbe Gin zu verschiedenen Preisen im Lager steht. Das Gesetz lässt hier unter anderem zwei Wege zu: den gewogenen Durchschnitt (§ 240 Abs. 4 HGB) oder die Annahme, dass die zuerst gekaufte Ware zuerst verbraucht wurde, also FIFO (§ 256 HGB).

Ein Rechenbeispiel: Du hast im Oktober 3 Flaschen Gin zu 20,00 € gekauft, im Dezember 6 Flaschen zu 22,00 €, vorher war nichts mehr da. Am Stichtag stehen noch 5 Flaschen da.

• FIFO: Die alten Flaschen sind verbraucht, die 5 übrigen stammen aus Dezember: 5 × 22,00 € = 110,00 €
• Gewogener Durchschnitt: (3 × 20,00 € + 6 × 22,00 €) ÷ 9 = 21,33 € je Flasche, 5 × 21,33 € = 106,67 €

Welches Verfahren du nimmst, legst du mit deinem Steuerberater fest. Besprich dabei auch, ob du es in den Folgejahren beibehältst.

Nach der Zählung: Differenz prüfen und aufbewahren

Eine einzelne Inventur sagt dir, was da ist. Was fehlt, siehst du erst im Vergleich: Bestand der letzten Zählung plus Einkauf minus Verbrauch laut Verkäufen ergibt den Soll-Bestand, die Zählung den Ist-Bestand. Ohne eine Vorinventur gibt es diesen Vergleich nicht.

Deshalb ein Tipp für dieses Jahr: Mach spätestens Anfang Dezember eine Probezählung, mit denselben Listen, denselben Leuten und derselben Methode für angebrochene Flaschen. Dann ist die Zählung zum Jahresende deine zweite, und du siehst zum ersten Mal echte Differenzen je Artikel. Nebenbei weißt du, wie lange das Zählen wirklich dauert.

Inventare musst du nach § 147 Abs. 1 und 3 AO zehn Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Inventar aufgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Stellst du das Inventar zum 31.12.2026 im Januar 2027 auf, läuft die Frist also bis Ende 2037. Leg die Zähllisten mit Datum und Namen der Zählenden dazu und frag deinen Steuerberater, wie lange du sie aufhebst.

Checkliste für die Zählnacht

Zum Ausdrucken und an die Kühlhaustür:

1. Stichtag und Zählzeitraum mit dem Steuerberater abgestimmt
2. Zählbereiche festgelegt, je Bereich eine Liste in Regalreihenfolge
3. Zwei Personen je Bereich eingeteilt, Namen auf der Liste
4. Methode für angebrochene Flaschen festgelegt (Zehntel oder Waage), bei Waage Leer- und Vollgewichte notiert
5. Lager aufgeräumt, Fremdware und Leergut markiert oder ausgeräumt
6. Keine Lieferung und kein Umräumen während der Zählung
7. Jeder Artikel hat einen Wert, auch 0 - ein leeres Feld ist keine Null
8. Liste am Ende von beiden Zählenden abgezeichnet
9. Bewertung mit Einkaufspreis netto, Verfahren mit dem Steuerberater abgestimmt
10. Zähllisten und Inventar abgelegt, Inventar zehn Jahre aufbewahren

Was du vor der Zählnacht entscheiden solltest

Eine gute Jahresinventur in der Gastronomie entscheidet sich vor der Zählnacht: feste Bereiche, feste Reihenfolge, eine Methode für angebrochene Flaschen und ein klares Bewertungsverfahren. Wer vorher probezählt, hat zum Jahresende nicht nur eine Pflichtzahl, sondern zum ersten Mal einen echten Vergleich.

In BevoraX zählst du am Handy je Lagerort mit einer festen Zählliste aller Produkte des Lagerorts, in der nichts vergessen wird. Angebrochene Flaschen erfasst du auf einem eigenen Bildschirm per Füllstand-Schieberegler. Wichtig zu wissen: Die erste Inventur legt nur den Anfangsbestand fest, Fehl- und Mehrbestände in Euro siehst du ab der zweiten am selben Lagerort. Wer jetzt startet, kann bis zum Jahresende zweimal zählen. Aussagekräftig werden die Differenzen, wenn auch deine Verkäufe erfasst sind, zum Beispiel per Kassenbericht-Scan oder CSV-Import. Kostenlos bis 31.12.2026, ohne Kreditkarte. Kostenlos starten

Dieser Artikel informiert allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.